一、东方科技论坛办公室通过报刊、杂志、上网、发函等不同形式每年九月至十二月向全国科技界、高教界、企业界的二院院士、科学家征集下年度学术研讨会的科学主题，受理科学家的会议申请。
二、获会议申请通过的申请者可向东方科技论坛办公室索取会议申请书，提出正式申请，申请书主要内容包括：
1、 会议名称（会议主题）；
2、 会议中心议题（若干）；
3、 会议召开的意义及有关研究现状和发展前景；
4、 建议的执行主席；
5、 建议与会科学家名单；
6、 建议会议召开日期；
7、 同时需提供与会议主题相关的科学背景资料。
三、东方科技论坛学术研讨会实行会议执行主席负责制，会议主席由在我国科技界有影响、学术造诣高、对会议科学主题关注、熟悉的科学家担任，其主要职责是：
1、 按确定的会议主题和中心议题遴选评述报告人和报告题目。
2、 组织专题发言。
3、 与东方科技论坛办公室商定与会人员。
4、按照东方科技论坛宗旨，执行主席有驾驭会议的能力，能创造自由讨论和激励创新的宽松环境，引导会议进行深入、有效讨论，特别是能及时提出关键问题，引起争论，使会议富有创造性。
5、成立由会议执行主席为首的会议筹备组、负责会议筹备工作，并与东方科技论坛办公室联系。
6、会后向东方科技论坛办公室提交客观、祥实反映研讨会学术交流、研讨情况的简报和与会代表的发言全部资料。
四、举办会议的申请一经接受，东方科技论坛办公室将通知申请人进行会议筹备。并按东方科技论坛组织条例原则估算会议经费预算。
五、任何学者和专家，都可以申请参加东方科技论坛学术研讨会，参加会议的申请，以会前一个月收到会议邀请书为准，未被接受申请，一般不予回复，请见谅。
六、参加东方科技论坛学术研讨会的学者，必须填写东方科技论坛会议申请表，以便建立东方科技论坛档案和便于东方科技论坛及时与专家联络，东方科技论坛热忱地欢迎国内外学者前来参加会议。
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